Toujours aux mêmes questions, dont les réponses dorment dans un PDF que personne ne retrouve. On trie votre documentation, on arbitre ses contradictions, et on construit un assistant qui cite sa source — ou qui dit qu'il ne sait pas. Recetté sur quarante de vos vraies questions avant d'être mis entre les mains de qui que ce soit.
2 semaines · Déduit de la construction · Le verdict peut être « pas encore prêt », et il vous fera économiser 4 900 €
Ou d'abord : essayer l'assistant de démonstrationUn responsable de bureau d'études qui connaît les compatibilités par cœur. Une assistante commerciale qui sait quel client bénéficie de quelle remise et depuis quand. Un chef d'atelier qui se souvient pourquoi on ne monte plus cette référence sur cette série depuis 2022.
Tout cela existe quelque part sur papier — dans un classeur qualité, un tableur partagé, une fiche technique en PDF, un vieux courriel. Mais retrouver l'information prend plus longtemps que de traverser l'atelier pour poser la question. Alors on traverse l'atelier.
Le coût n'est pas dans la question, qui dure trente secondes. Il est dans l'interruption : le temps de sortir de sa tâche, de répondre, et de s'y remettre. Quinze fois par jour, sur trois personnes, cela représente une charge que personne n'a jamais chiffrée — et qui explose à chaque recrutement.
Ces trois personnes ne sont pas remplaçables. Leur documentation, elle, peut devenir consultable.
C'est la raison pour laquelle la plupart de ces projets sont abandonnés au bout de trois mois, et pourquoi nous ne construisons jamais sans avoir trié d'abord.
La réponse est fausse depuis trois ans. Elle est sourcée, elle est assurée, et le commercial vient de l'annoncer à son client. Le document cité existe bel et bien : personne ne l'avait supprimé du serveur. Une réponse fausse mais sourcée est plus dangereuse qu'une absence de réponse, parce qu'elle est crue sans vérification.
Et la confiance ne se répare pas. Deux erreurs visibles dans les premières semaines, et l'outil est abandonné définitivement — quelle que soit la qualité des corrections apportées ensuite.
Le premier livrable n'est pas un assistant. C'est l'état réel de votre documentation — et il vaut souvent le prix de l'inventaire à lui seul.
Deux documents valides, tous deux en vigueur, qui disent le contraire l'un de l'autre. C'est la partie de l'inventaire qui fait le plus réagir les dirigeants — et celle qui doit être arbitrée par vous, pas par nous.
| Sujet | Documents en conflit | Ce qu'ils disent | Arbitrage |
|---|---|---|---|
| Garantie pièces série K | CGV 2021 Fiche produit 2024 |
12 mois / 24 mois | DIRECTION |
| Délai de retour marchandise | Procédure ADV v2019 v2022 · v2024 |
8 j / 15 j / 15 j | v2024 SEULE |
| Tarif transport palette | Grille 2025 Annexe contrat-cadre |
68 € / 82 € | CONTRAT PRIORITAIRE |
| Couple de serrage réf. 4471 | Notice fournisseur Fiche atelier interne |
45 Nm / 38 Nm | BUREAU D'ÉTUDES |
EXEMPLE — PME industrielle, 45 personnes, 214 documents versés.
Tant qu'une contradiction n'est pas arbitrée, le sujet est retiré du périmètre de l'assistant. Il répondra « je ne sais pas » plutôt que de choisir.
Cinq personnes notent pendant une semaine les questions qu'on leur pose ou qu'elles doivent chercher. On en retient quarante, vos experts valident la bonne réponse et le document qui fait foi. L'assistant n'est mis entre les mains de personne tant qu'il n'a pas passé cette épreuve.
| Question posée | Réponse attendue | Source citée | Résultat |
|---|---|---|---|
| Quelle garantie sur les vérins série K ? | 24 mois | CGV 2024, art. 7 | EXACT |
| On livre en Corse ? À quel tarif ? | Oui, majoration 18 % | Grille transport 2025 | EXACT |
| Procédure si le client refuse la livraison ? | Constat transporteur sous 48 h, puis… | Procédure ADV-12 v2024 | EXACT |
| Le joint réf. 4471 tient-il avec le fluide XR ? | Non documenté | — renvoi bureau d'études | NE SAIT PAS |
| Couple de serrage de la réf. 4471 ? | Contradiction non arbitrée | — sujet hors périmètre | NE SAIT PAS |
| Combien gagne le responsable d'atelier ? | Hors périmètre d'accès | — refus, profil atelier | REFUS |
Le procès-verbal complet est signé avant la mise en service. Le même jeu de questions est rejoué chaque mois pendant le maintien : c'est votre indicateur de santé, et le nôtre.
Les lignes jaunes du tableau ci-dessus sont des réussites. Un assistant interne doit refuser de répondre plutôt que d'approcher, parce que c'est la seule façon de rendre crédibles les réponses qu'il donne. On règle ce comportement, on le teste, et on le mesure — au même titre que l'exactitude. Un outil qui répond toujours est un outil auquel on ne peut jamais se fier.
C'est la première question d'un industriel, et elle mérite une réponse précise plutôt qu'une formule rassurante.
Vos documents et leur index sont hébergés en Union européenne. Le traitement des questions s'appuie sur un fournisseur sous accord contractuel de non-conservation et de non-entraînement, documenté et annexé au contrat. Si votre marché l'exige, une variante entièrement souveraine est chiffrable — elle coûte plus cher et fonctionne moins bien, et on vous le dira.
Les droits ne s'appliquent pas au niveau du dossier mais de chaque extrait indexé. Un technicien ne verra jamais remonter un paragraphe issu d'un document de ressources humaines, même partiellement, même reformulé. C'est ce qui demande le plus de rigueur dans la construction, et c'est testé à la recette.
L'historique du service client contient des noms, des adresses, des réclamations. Ces documents sont soit écartés, soit traités avant ingestion. Registre de traitement mis à jour, contrat de sous-traitance signé, et durée de conservation définie avec vous.
Qui a posé quelle question, quelle réponse a été donnée, quelle source citée. Vous y avez accès. C'est ce qui permet de comprendre un incident, et c'est aussi ce qui alimente l'analyse mensuelle des questions restées sans réponse.
Collecte, tri, repérage des obsolètes, des doublons et des contradictions. Désignation d'un propriétaire par domaine — sans propriétaire, un document ne sera jamais mis à jour. Et mesure de la charge réelle : cinq personnes notent leurs questions pendant une semaine.
Construction du jeu de référence à partir des questions relevées. Vos experts valident la bonne réponse et le document qui fait foi. C'est le moment où l'on découvre que trois d'entre elles n'ont aucune réponse documentée — et c'est déjà une information utile.
Ingestion avec métadonnées : date, version, propriétaire, périmètre d'accès. Découpage adapté à vos formats — un tableau de tolérances ne se découpe pas comme une procédure. Cloisonnement des droits, interface aux couleurs de l'entreprise ou intégration dans Teams.
On passe les quarante questions, on corrige, on repasse. Autant de fois qu'il le faut pour atteindre 90 % d'exactitude et zéro réponse inventée. Le procès-verbal est signé avant que quiconque n'ait accès à l'outil.
Déploiement là où vos équipes travaillent déjà, formation en deux groupes, et amorçage avec les vingt questions les plus fréquentes affichées d'entrée. Un outil qu'il faut penser à ouvrir n'est jamais ouvert.
On analyse les questions réellement posées et celles restées sans réponse. C'est là qu'on découvre les vrais trous de votre documentation — et qu'on complète le corpus avec ce qui manquait. Compris dans la construction.
Charge de votre équipe : 3 h de collecte + 2 h de validation des réponses + 3 h de recette et formation.
Nous ne vendons jamais la construction sans l'inventaire, parce que nous ne pouvons pas nous engager sur 90 % d'exactitude sans savoir ce que contient votre documentation.
Sur l'inventaire : son verdict peut être « votre documentation n'est pas prête ». Dans ce cas nous ne vendons pas la construction, nous vous remettons la liste de ce qu'il faut arbitrer et rédiger d'abord, et vous revenez quand c'est fait. Un inventaire à 890 € qui vous évite d'engager 4 900 € prématurément a fait son travail.
Sur la construction : l'assistant n'est mis en service qu'après un procès-verbal de recette signé, à 90 % de réponses exactes avec la bonne source sur les questions couvertes par le corpus validé, et zéro réponse inventée. Si le seuil n'est pas atteint, on continue à corriger sans facturer jusqu'à ce qu'il le soit.
Sur le maintien : les quarante questions sont rejouées chaque mois. Si le taux passe sous 85 %, la remise à niveau est comprise dans l'abonnement.
En revanche, nous ne garantirons pas un taux d'adoption ni un nombre d'heures économisées. Cela dépend de vos équipes, de leurs habitudes et de la discipline avec laquelle vos propriétaires de documents feront leur travail. Ce que nous garantissons, c'est un assistant exact ou silencieux — jamais approximatif.
Ces trois situations sont des reconstitutions établies sur les ordres de grandeur habituels d'une PME industrielle : volume documentaire, coût horaire chargé d'un technicien qualifié, durée d'une interruption avec retour à la tâche. Ce ne sont pas des témoignages de clients. Les calculs sont affichés pour que vous puissiez les transposer — ou les contester.
La mesure est faite pendant l'inventaire : trois personnes notent pendant une semaine chaque question qu'on leur pose. Ce n'est pas une statistique de vendeur, c'est votre chiffre.
Construction 4 900 € + maintien 4 680 €/an. L'année 1 dégage à peine 3 000 €. C'est à partir de l'année 2 que l'opération devient franchement rentable — et elle le reste.
Cela arrive, et il vaut mieux l'entendre après 890 € qu'après 4 900 €. Le corpus existe, mais il est trop contradictoire ou trop peu couvrant pour qu'un assistant puisse s'y appuyer honnêtement.
On remet la liste de ce qu'il faut arbitrer et rédiger, et vous revenez quand c'est fait. C'est le scénario qui nous coûte le plus — et celui qui vous coûte le moins.
Un catalogue de plusieurs milliers de références, des conditions commerciales par client, des compatibilités techniques. Une nouvelle assistante commerciale sollicite un collègue une douzaine de fois par jour les deux premiers mois.
C'est l'usage qui décolle le plus vite : un nouvel arrivant n'a pas d'habitude à défaire, et il préfère demander à une machine plutôt que de déranger dix fois son collègue.
C'est le risque principal, et c'est pour cela qu'il est mesuré séparément de l'exactitude. Trois mécanismes le limitent : l'assistant ne répond qu'à partir de vos documents et cite systématiquement sa source ; il est réglé pour refuser plutôt qu'approcher ; et les sujets contradictoires ou non documentés sont explicitement retirés de son périmètre.
Le procès-verbal de recette exige zéro réponse inventée sur l'ensemble des quarante questions, y compris celles dont la réponse n'existe nulle part. C'est le critère le plus dur, et c'est le seul qui protège la confiance de vos équipes.
Vos documents et leur index restent hébergés en Union européenne. Le traitement des questions s'appuie sur un fournisseur lié par un accord contractuel de non-conservation et de non-entraînement, dont la référence est annexée à votre contrat. Si votre activité impose davantage — défense, brevets sensibles, exigence d'un donneur d'ordre — une variante entièrement souveraine est chiffrable, et nous vous dirons franchement ce qu'elle coûte et ce qu'elle fait perdre en qualité de réponse.
Ils sont traités par reconnaissance de caractères, avec un contrôle manuel sur les documents critiques — un tableau de tolérances mal reconnu est une erreur qui se propage. Les scans trop dégradés sont écartés et signalés dans l'inventaire : mieux vaut un document absent qu'un document mal lu. C'est une des raisons pour lesquelles neuf documents sur deux cent quatorze sont sortis du périmètre dans notre exemple.
Vos propriétaires de documents, désignés à l'inventaire. Nous réingérons ce qui change et nous les alertons quand un document atteint sa date de révision sans avoir bougé. C'est le point où ces projets se dégradent le plus vite : un assistant à jour dépend d'une organisation documentaire, pas d'une technologie. Sans propriétaire nommé, nous ne construisons pas.
C'est le risque réel, plus que la technique. Trois choses y répondent : l'assistant est déployé là où elles travaillent déjà plutôt que sur un énième outil à ouvrir ; il est amorcé avec les vingt questions les plus fréquemment posées, affichées d'entrée ; et il est lancé auprès des personnes qui posent des questions, pas de celles qui y répondent. Un nouvel arrivant l'adopte en deux jours ; un ancien met six semaines, et seulement s'il n'a jamais eu de mauvaise réponse.
Non, il s'y branche. Vos documents restent là où ils sont, gérés comme ils le sont. L'assistant en construit un index consultable en langage courant. Si vous changez de système de gestion documentaire plus tard, on rebranche — ce n'est pas une migration.
C'est la suite naturelle et beaucoup la demandent, mais elle ne se traite pas en même temps. Un assistant externe suppose un périmètre documentaire différent, un ton différent, et une tolérance à l'erreur bien plus basse : une réponse fausse à un salarié se rattrape, à un client elle vous engage. On construit l'interne d'abord, on mesure six mois, et on en reparle ensuite.
L'assistant continue de fonctionner sur l'état du corpus au jour de l'arrêt, et se dégrade progressivement à mesure que vos documents évoluent — nous vous le disons clairement plutôt que de le laisser pourrir en silence. Vous conservez le corpus trié, les métadonnées, le jeu de quarante questions et la documentation d'architecture. Tout est sur vos comptes depuis le premier jour.
Deux semaines pour trier deux cents documents, lister les contradictions que personne n'a jamais arbitrées et mesurer ce que vos interruptions vous coûtent. Vous repartez avec le corpus trié, même si vous ne construisez jamais l'assistant.
Faire l'inventaire — 890 € →Déduits de la construction · Le verdict peut être « pas encore prêt », et il vous fera économiser 4 900 €